Familienfest - Kommunion - Jubiläum - Geburtstag - Weihnachten - ..... und vieles mehr
Scheinbar endlos scheint die Reihe der Feste zu sein, die man feiern kann (oder muss!).
Angefangen vom Termin, der Auswahl der Location über Gästeauswahl und Einladung, was gibts zum Essen, bis zum "Tag danach"! Vieles will bedacht sein - Stress scheint vorprogrammiert. Vor allem, wenn man das Fest zu Hause ausrichtet und / oder viel selbst machen möchte.
Nicht so mit einer gründlichen, sorgfältigen Ablaufplanung. Je nach Größe des Festes ist das zwischen wenigen Tagen bis Monaten vorher angebracht.
WICHTIG!: Holen Sie sich Unterstützung! Viele feiern mit, viele können auch mithelfen. Sonst sind Sie selbst am Tag des Ereignisses so kaputt, dass Sie nicht mehr geniessen können, egal ob Sie die Hauptperson oder "nur" Teilnehmer sind.
Überlegungen im Vorfeld:
Das Wichtigste vorneweg: Je besser die Planung, desto reibungsloser der Ablauf.
Machen Sie sich am besten erst mal Notizen zu:
♦ Termin des Festes
♦ Anlass (eine Kommunion muss anders geplant werden als z.B. ein Geburtstag)
♦ ca. Personenzahl (Erwachsene, Kinder)
♦ wo feiern wir? Muss ich ev. auch noch Geschirr und Besteck, Gläser, Stühle, Tische, Tischwäsche o.Ä. organisieren?
♦ Beginn des Festes, welche Mahlzeiten soll es geben?
♦ Essen im Restaurant, vom Caterer oder selbst zubereiten? Oder eine Mischform?
♦ Bei welchen Gelegenheiten brauche ich Unterstützung? (Vor- Nachbereitung, Durchführung...) Wer kommt in Frage?
♦ ...
Dieser Fragen- / Ideenkatalog ist sehr individuell. Wichtig ist, dass Sie alle für Sich und Ihr Fest relevanten Fragen stellen und nach und nach beantworten.
Als nächsten Schritt überlegen Sie, anhand Ihrer Notizen, wie lange vorher Sie mit den Vorbereitungen konkret beginnen sollten und in welcher Zeitabfolge die einzelnen Schritte erfolgen müssen. Zum Beispiel können Sie die Einladungen schon lange vorher vorbereiten (Aussehen, Fotos, ev. möchten Sie ja selbst was basteln...) , den Termin, Ort und Uhrzeit aber erst dann einfügen, wenn diese Fragen geklärt sind. Auch wenn Sie Ihre Gäste um Salat- oder Kuchenspenden bitten möchten, muss vorher klar sein, was es zu essen geben soll, erst dann können Sie die Einladungen fertig machen und versenden.
Als Hilfestellung können Sie sich einen Zeit- und Arbeitsplan erstellen.
Sie nehmen am besten ein Blatt kariertes Papier und teilen dies in ein Raster von Zeilen und Spalten.
In der linken Spalte tragen Sie alle Arbeiten, die Sie im Vorfeld für das Fest zu erledigen haben, ein.
In der obersten Zeile tragen Sie ein Zeitschema ein: Sie beginnen mit den frühesten Terminen, an denen Sie was zu erledigen haben und gehen auf dem Zeitstrahl immer weiter nach rechts. Ganz am Ende steht das eigentliche Fest.
Je umfangreicher die Arbeiten, desto früher sollten Sie damit beginnen, mit dem Plan zu arbeiten. Je mehr Aufgaben Sie selbst übernehmen, umso detaillierter sollte die Aufstellung sein. Je näher Sie zum Termin kommen, umso genauer sollte die Einteilung in Zeitabschnitte sein. (Bsp.: Der Tag des Festes könnte in Stunden eingeteilt werden, die Woche vorher in Tage, der Monat davor in Wochen..., notfalls einen zweiten Plan machen)
Nun überlegen Sie, zu welchem Termin welche Arbeiten erledigt werden müssen und machen in das entsprechende Feld ein Kreuz. So gehen Sie die linke Spalte Eintrag für Eintrag durch, aufwändige Tätigkeiten können Sie auch auf mehrere Termine verteilen. So haben Sie die konkrete Planung in einer übersichtlichen Form, die Sie gut sichtbar z. B. in Ihrer Küche aufhängen können.
Ein Beispiel für einen Zeit- und Arbeitsplan finden Sie hier.
Wenn Sie die Speisen selbst zubereiten:
Wenn man für viele vorbereiten und kochen möchte, stellt sich meist die Frage nach den Portionsgrößen. Zu wenig möchte man sich nicht nachsagen lassen, zu viel wäre Verschwendung, keiner möchte 14 Tage nach dem Fest noch Reste essen.
In dieser Tabelle finden Sie ungefähre Angaben zu den Portionsgrößen (unverbindliche Angaben, keine Gewähr!) Bedenken Sie auch die Zusammensetzung Ihrer Gesellschaft (Verhältnis Erwachsene - Kinder, Männer - Frauen, Ältere Personen - Jüngere Personen, Gute - Schlechte Esser...)
So kommen Sie auf die richtige Menge:
Sie zählen alle Zutaten (Gewicht) des Gerichts, das Sie zubereiten möchten, zusammen und teilen das errechnete Gewicht durch die Grundmenge pro Person (siehe Tabelle). Für diese Personenmenge reicht ein Rezept. Dann teilt man die Gästezahl durch diesen Wert und erhält den Faktor, mit dem das eigentliche Rezept multipliziert werden muss.
Bsp.: Spargelsuppe, einfaches Rezept
500 g Spargel, 0,75 l Spargelbrühe, 0,25 l Milch, 30 g Fett, 35 g Mehl ergibt zusammen ein Gewicht von 1570 g/ml. Für Suppe als Vorspeise rechnet man 250 ml. Das bedeutet, ein Rezept reicht für 6 Personen als Vorspeise. Möchte man 14 Personen bewirten, teilt man diese Anzahl durch 6, ergibt das ein Ergebnis von 2,33, d.h. man sollte das Rezept für Spargelsuppe als Vorspeise mal 2,3 nehmen, dann reicht es für 14 Personen.
Wenn Sie mehrere Gänge anbieten, reduziert sich die Menge pro einzelnem Gang, umso kleiner müssen Sie die einzelnen Portionen rechnen.
Wenn Sie nachmittags mit Kaffee und Kuchen beginnen, müssen Sie weniger Menge für das Essen abends rechnen, wenn Sie mit dem warmen Essen beginnen und womöglich noch ein Dessert anbieten, können Sie den Kuchen sparsamer planen.
Verzetteln Sie sich nicht: Eine allzu große Vielfalt ist für die Gäste verwirrend und für Sie selbst schwer zu kalkulieren. Ein abwechslungsreiches überschaubares Angebot und gute Zutaten sind die bessere Lösung.
Nun viel Spaß beim Vorbereiten und vor allem beim hoffentlich entspannten Feiern!
Text/Beschreibung: G.Harter
